Laporan Audit Manufaktur

Pemeriksaan Akuntansi 2

LAPORAN AUDIT MANUFAKTUR

PADA PT. XYZ

Disusun oleh:

Satrio Bagus Wicaksono (26212876)

Siti Sarah Bahtera Sari (27212088)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS GUNADARMA

2015

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. XYZ berlokasi di kota Depok, prusahaan ini bergera di bidang industri dengan memproduksi alat pengeras suara (Toa) dan komponen speaker lainnya.  Toa merupakan alat pengeras suara yang di pakai dari zaman dahulu sebelum munculnya microphone hingga pada saat ini. Toa biasa digunakan untuk kumandang adzan di masjid maupun mushola, selain itu pula toa sering digunakan para demonstran untuk menyampaikan apresiasinya.

Dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini tidak membuat produk pengeras suara ini mengalami penurunan permintaan, justru dengan adanya tekanan yang kuat terhadap bisnis manufaktur ini membuat PT. XYZ sebagai perusahaan yang memproduksi toa (pengeras suara) untuk lebih cerdas dalam menjalankan operasinya. Fungsi produksi dan operasi bertanggungjawab untuk menghasilkan produk dalam kuantitas dan kualitas yang telah ditentukan.  Jadwal produksi, inovasi, dan peningkatan berkelanjutan harus difokuskan untuk memenuhi kepuasan pelanggan agar perusahaan memiliki keunggulan dalam intensitas persaingan yang sangat ketat ini.

Kemampuan PT.XYZ dalam menghasilkan produk toa dengan kuantitas dan kualitas yang membuat pelanggan tertarik belumlah cukup untuk mendukung keunggulan bersaing perusahaan. Produk harus dihasilkan melalui proses yang efisien dimana optimalisasi penggunaan sumber daya menjadi pedoman dalam setiap proses. Dengan penggunaan biaya produksi yang rendah, maka perusahaan dapat menawarkan produk tersebut kepada pelanggan dengan harga yang relatif lebih rendah dari pesaing tanpa mengorbankan proporsi margin yang telah direncanakan.

Maka untuk menilai proses produksi dan operasi suatu perusahaan apakah sudah berjalan baik atau masih harus ada perbaikan atau peningkatan diperlukan audit manufaktur (operasi dan produksi).

Tujuan dilakukannya audit adalah :

1. Menilai apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar).
2. Menilai apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah secara cermat menghubungkan santara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
3. Menilai apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan.
4. Menilai apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
5. Menilai apakah penempatan fasilias produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara ekonomis, efektif, dan efisien.
6. Menilai apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kualitas, kuantitas dan waktu yang telah ditetapkan.
7. Menilai apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan perusahaan.

1.    Berlakunya sistem dimana produksi hanya dilakukan berdasarkan pesanan (by order). Hal ini memiliki kelemahan :

Resiko turunnya tingkat produksi disaat terjadi booming order atau pesanan dalam skala jumlah yang besar dari pelanggan yang berpengaruh pada:

a.      Tenaga kerja, yaitu terjadinya overtime (lembur kerja).

b.    Biaya, adanya biaya pengeluaran untuk overtime (lembur kerja). Hal ini juga berdampak pada karakter tenaga kerja, seperti :

-     karyawan dapat menghambat berjalannya proses produksi dengan tidak memenuhi    prosedur proses produksi agar proses produksi terhambat sehingga overtime dibutuhkan  untuk memenuhi order.

-  Tenaga kerja yang dibiasakan kerja lembur oleh perusahaan sewaktu-waktu dapat meminta peninjauan gaji karena terbiasa dengan presentasi gaji lebih yang didapat dari overtime.

c.   Teknis (mesin), jika terjadinya perubahan spesifikasi komponen dari permintaan pasar.
d.    Jadwal Induk Produksi, JIP tidak terencana dengan baik karena booming order.

2.    JIP (Jadwal Induk Produksi) tidak didukung dengan metode permintaan yang akurat. Karena pada kenyataannya banyak kendala yang terjadi seperti barang reject bahan baku bahkan keterlambatan pengadaan barang dari pihak supplier karena terhambatnya proses pengiriman. Hal ini merupakan kesalahan eksternal yang dikarenakan kelalaian dari pihak supplier.

Kriteria :

      1.        Jadwal produksi harus didukung dengan metode permintaan material yang akurat.

     2.      Jadwal Induk Produksi harus disesuaikan dengan permintaan pasar dan  selaras dengan fungsi-fungsi bisnis lainnya.

      3.      Jadwal Induk Produksi diharuskan meminimumkan :

-          Biaya persediaan

-          Biaya setup mesin

-          Upah lembur

-          Waktu sumber daya menganggur

     4.    Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan kapasitas produksi (efisiensi produksi).

        5.      Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis mengenai :

-          Pemanfaatan kapasitas menganggur

-         Pengelolaan kebutuhan produksi diatas kemampuan kapasitas yang tersedia

-          Prosedur pengendalian persediaan

-          Pemeliharaan fasilitas produksi

-          Pengoperasian fasilitas produksi

Penyebab :

      
 1.      Perusahaan beberapa kali mengalami keterlambatan pemenuhan pesanan.

      2.      Dalam kegiatan produksi terjadi overtime (lembur kerja) untuk memenuhi        kebutuhan produksi.

      3.      Tidak dilakukannya training dasar kegiatan produksi pada setiap karyawan       (hanya diterapkan pada bagian produksi).

   4.     Kurangnya ketepatan perencanaan Jadwal Induk Produksi dalam menghadapi booming order yang tidak dapat diprediksi.

Akibat :

     
 1.   Terganggunya standart kualitas mutu produksi karena overtime yang berkelanjutan.

    2.     Proses produksi terhambat pada pemenuhan pesanan yang melonjak.

    3.    Tersaingi oleh produk tiruan di pasaran disaat perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan konsumen    (booming order).

    4.      Proses produksi tidak memenuhi target produksi sesuai Jadwal Induk Produksi.

BAB III

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu :

1.       Kelemahan pada sistem produksi dimana proses produksi hanya dilakukan apabila ada pesanan (by order), sehingga tingkat produksi menurun disaat terjadi booming order atau pesanan dalam skala jumlah yang besar dari pelanggan yang berpengaruh pada tenaga kerja, biaya, teknis (mesin) dan Jadwal Induk Produksi.

2.   Kelemahan pada Jadwal Induk Produksi yang tidak didukung dengan metode permintaan yang akurat. Karena adanya kendala seperti barang reject (bahan baku).

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi :

     
      1.      Penghitungan perencanaan modal produksi dihitung dalam satu tahun kerja sesuai dengan target keuntungan yang diharapkan. Hal ini juga ditujukan untuk berbagai kendala lainnya, seperti :

-  Mengatasi terjadinya perubahan spesifikasi komponen, sehingga perusahaan tidak kesulitan mengadakan perbaikan mutu spesifikasi komponen untuk memenuhi permintaan pasar.

-          Mencukupi biaya lebur jika diperlukan.

     
      2.       Adanya training peningkatan kualitas kerja karyawan, sehingga disaat terjadi booming order, kekurangan tenaga kerja pada sektor produksi dapat ditambah dari sektor lain.

      
   3.   Perusahaan, khususnya bagian purchasing memerlukan perluasan hubungan kerja dengan menambah lebih banyak supplier agar dapat mengatasi kendala-kendala tersebut.

       
Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada kegiatan produksi perusahaan.

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah kegiatan produksi dan operasi. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen proses produksi, personalia yang bertugas dalam bagian produksi, dan aktivitas proses produksi yang dilakukan perusahaan.